De Wet DBA is sinds 1 mei 2016 een feit. Als HR-afdeling krijg je daardoor nogal wat extra taken op je bordje. Welke toegevoegde waarde kun je als HR-medewerker bieden?

De VAR bestaat niet meer. Werkgevers moeten net als vroeger zelf toetsen of sprake is van een dienstverband met iemand die arbeid voor ze verricht. Wanneer arbeidsverhoudingen door de Belastingdienst achteraf worden beoordeeld als dienstverband, moet je als werkgever loonheffing afdragen. En dat kan een dure grap worden. De HR-afdeling kan dit op verschillende manieren helpen voorkomen.

Loon, gezag en persoonlijke arbeid

Volgens zzp-expert Pierre Spaninks kan HR veel toegevoegde waarde bieden: ‘HR moet bijvoorbeeld alle bestaande contracten met zelfstandigen nauwkeurig inventariseren, en dat is een behoorlijke klus. Hoe ziet zo’n arbeidsrelatie met een zelfstandige er exact uit? Wat zijn mogelijke haken en ogen gezien de Wet DBA? Vroeger was het inhuren van een zzp’er voor HR heel eenvoudig. Ze hadden een kopie van de VAR nodig én een kopie van de legitimatie van de betreffende zelfstandige, dan was het klaar. Nu moeten HR-medewerkers zich in elke concrete arbeidsrelatie binnen hun organisatie verdiepen. En vanuit hun deskundigheid moeten ze vervolgens per situatie beoordelen: móét loondienst in dit geval, of mág zelfstandigheid ook? Elk afzonderlijk geval moeten ze toetsen op de drie criteria loon, gezag en persoonlijke arbeid. Nauw overleg tussen HR en de leidinggevenden die deze zelfstandigen inhuren is bij dit alles essentieel.’

Wees niet te benauwd

HR moet daarnaast zorgen dat in de organisatie goed bekend is wat de Wet DBA inhoudt, met name bij de leidinggevenden. Zodat zij begrijpen aan welke voorwaarden de inhuur van een zelfstandige moet voldoen. Betrek die leidinggevenden dus niet alleen bij bestaande arbeidsrelaties met zelfstandigen, maar zeker ook bij nieuwe. Volgens Spaninks hoeft overigens zeker niet iedereen in de organisatie te weten wat de Wet DBA inhoudt. ‘Als de juiste mensen het maar weten. Identificeer die eerst. Denk daarbij niet alleen aan de direct leidinggevenden, maar ook aan collega’s in loondienst met wie de zelfstandige professional gaat samenwerken. De concrete invulling van wat in de modelovereenkomst als voornemen is vastgelegd, vindt immers op de werkvloer plaats. Daarna moet HR in termen van specifiek gedrag aangeven wat zich op de werkvloer wel met die overeenkomst verdraagt en wat niet. De Belastingdienst heeft zo zijn ideetjes over wat wijst op werkgeversgezag of op persoonlijke arbeid. Breng die in kaart voor jouw organisatie. Wees daarbij ook weer niet te benauwd: de Belastingdienst zoekt de grenzen op en is geneigd dingen te verbieden waar volgens de jurisprudentie niets mee aan de hand is. Deelnemen aan een werkoverleg, gericht op het resultaat van een opdracht of op de afstemming van werkzaamheden, mag bijvoorbeeld heus wel.’ Zo kan HR volgens Spaninks met kennis van zaken de organisatie informeren over wat er allemaal kan en mag onder de Wet DBA, zonder onnodige fiscale risico’s te lopen.